如何通过内部审核检查表有效识别和记录不符合项？

问题描述

精选答案

如何确保检查表设计科学，避免遗漏关键问题？

一、检查表设计原则

要素	说明
标准依据	明确引用ISO9001、ISO14001等管理体系标准或企业内控文件。
可操作性	用“是否”“是否符合”等可量化问题替代模糊描述。
责任分配	标注审核对象（如部门、岗位）、审核人及时间范围。
风险优先级	对高风险环节（如关键流程、合规要求）设置加权评分项。

二、审核执行要点

1. 现场观察与文件比对

   • 核对操作记录、设备维护日志等文件是否与实际一致。
   • 例如：发现某工序未按作业指导书参数执行，需标注具体条款（如《工艺手册》第3.2条）。

2. 员工访谈与证据收集

   • 通过提问验证流程执行情况（如“您如何确认物料批次？”）。
   • 记录矛盾点（如员工回答与文件规定不符）。

3. 不符合项分类

   类型	定义	处理建议
   严重项	直接导致产品/服务质量失控（如未校准设备）。	立即停用并整改。
   一般项	非关键环节轻微偏差（如记录填写不全）。	制定改进计划。

三、记录与报告规范

1. 不符合项描述

   • 格式示例：

     现象：2023年X月X日，审核发现A车间设备编号E-012未张贴最近校准标签。
     依据：《设备管理制度》第5.3条。
     影响：可能引发测量数据偏差。

2. 整改跟踪

   • 使用“CAPA（纠正与预防措施）”模板：
     • 根本原因（如培训不足、流程缺失）。
     • 责任人与完成时限。
     • 验证方式（复查、抽样检查）。

四、常见误区规避

• 误区1：仅依赖检查表勾选，忽略动态问题。
  • 对策：在检查表中预留“其他发现”栏，鼓励审核员补充观察结果。
• 误区2：记录过于笼统（如“存在管理漏洞”）。
  • 对策：要求用“5W1H”原则描述（What/Where/When/Who/Why/How）。

通过以上方法，企业可系统化识别不符合项，同时为持续改进提供数据支持。需注意：所有记录需经被审核部门确认签字，确保客观性与法律效力。